Lo que acordamos tras el diagnóstico: capacitación por área para que todos avancen un paso, y los proyectos especiales que arrancan en paralelo.
Preparado por SKIP · Aliado estratégico de IADespués de las cuatro reuniones de diagnóstico y de revisar las prioridades con la dirección, este documento deja por escrito cómo arranca la alianza: en qué se usan las horas, qué proyectos especiales empiezan, y qué decisiones quedaron tomadas.
La secuencia fue deliberada: primero recorrimos las gerencias para no sesgar el plan hacia una sola área. La dirección tomó dos decisiones que ordenan todo lo que sigue. Primera: las horas del paquete se dedican a capacitación y asesoramiento, y las implementaciones corren como proyectos especiales, aparte, para que el desarrollo no consuma el tiempo de aprendizaje del equipo. Segunda: este mes el objetivo es que cada área avance un paso, en paralelo.
Tableros, informes legibles, comunicación en tiempo real, resúmenes ejecutivos, automatizar el modelo financiero: pedidos distintos por gerencia, un mismo requisito técnico debajo.
G Arquitectura tiene una ventaja frente al cliente promedio: la información ya existe y está ordenada. Los cuadros de Excel de Héctor, los formatos de Liliana, la lista de precios de Paola. Eso es justo lo que a la mayoría de las empresas les falta al intentar adoptar IA. El plan consolida esa información en una sola fuente, en lugar de multiplicarla. Por eso priorizamos por tres criterios: valor, velocidad, y qué tan limpio está el dato hoy.
Por gerencia: su rol, lo que identificamos detrás de lo que dijeron, y las prioridades que cada quien marcó.
Es el comodín de la empresa: pivotea entre comercial, ingeniería y finanzas según dónde esté la prioridad del mes. G Arquitectura se reordenó este año en torno a una línea principal (desarrollo inmobiliario estrato seis, ciclo completo) y una de excepciones (proyectos a la medida muy selectivos). El negocio vive de encadenar proyectos para que el flujo de caja no se rompa.
Su frustración es operativa, no estratégica. Cuando aparece una oportunidad tiene que ejecutar en caliente, y hoy lo hace todo a mano. Le falta una vista en tiempo real de cada proyecto, al punto de enterarse tarde de que perdió plata en uno. Su visión de fondo es centralizar todo en una sola herramienta.
En estrato seis, responder en caliente es lo que cierra, y el bot debe sonar como Pao o como él.
Saber, sin preguntar, el estado de caja de cada obra.
Diseño, obra y los compradores de cada proyecto, informados sin que sea inmanejable.
Para él, los leads son el activo más valioso de una constructora; el bot debe ir dejando ese histórico.
Bot, CRM y gestión de proyectos integrados, para no depender de la memoria de una persona.
Estructura los proyectos y maneja la relación financiera con fiduciaria y banco. Arma y lleva el modelo financiero en Excel: factibilidad, lista de precios, flujo de ingresos, flujo de caja y formatos para el banco. Es el rol que la familia quiere volver más estratégico y menos operativo.
Tiene la información impecablemente organizada, pero todo es manual y todo está concentrado en él. El tiempo se le va en preparar y mantener esos cuadros, y nadie más los entiende del todo. Si se equivoca en una celda, el riesgo es alto. La relación con fiduciaria y banco le genera además un volumen alto de tareas operativas.
Centro de costos por proyecto, con ejecución presupuestal en tiempo real desde Siigo.
El reporte a la fiduciaria es el caso de uso directo que él mismo señaló.
Traducir su cuadro a algo que el banco o la fiduciaria entiendan sin una hora de explicación.
Lista de precios, flujos y factibilidad conectados. Es lo que ya explora Carlos.
Con sugerencia de respuesta, para recuperar horas del día.
Maneja el embudo comercial con un equipo pequeño: Mónica responde y perfila, Mariana califica y cierra, más agencias externas. Entran cerca de 400 leads al mes, y la gran mayoría no son perfil.
Tiene sus dolores bien identificados, casi idénticos a los que SKIP ya resolvió en su propia operación. El primer contacto depende de una sola persona, que no responde fines de semana ni de inmediato. No tienen CRM. Y hay un riesgo de continuidad serio: el historial de cada negocio vive en su WhatsApp, y perder ese teléfono es perder la trazabilidad (le pasó esta semana). Entra a licencia de maternidad en unos meses.
Su prioridad número uno.
Ya vio que SKIP las hace con seguimiento de apertura.
Que el cliente entre, vea sus planos, avance y documentación, y que quede timestamp de cada acuerdo.
Hoy no tienen ninguno; queda dentro de la plataforma integrada.
Resumen de quién está colgado, listo para enviar.
Financiera de profesión, dedica dos o tres mañanas a G Arquitectura. Entró a poner orden en los formatos financieros y en la contabilidad. Es, junto con Héctor, dueña del seguimiento financiero de proyectos. Ya usa NotebookLM con buen criterio.
Su dolor central coincide con el de Héctor: hay reprocesos porque la contabilidad y los formatos financieros no se conectan, y le cuesta mucho entender los cuadros que cada quien lleva a su manera. Acaban de cambiar de contadora (lleva dos meses), así que Siigo todavía no entrega todo lo que debería. Y hay una desconexión entre lo comercial y lo financiero que la deja por fuera del día a día.
Fuente única, alertas de cartera por fechas del contrato, alertas de presupuesto.
Consolidar los cinco o seis Excel en una sola vista, y un informe ejecutivo legible desde Siigo.
Que finanzas vea el pipeline comercial y que el modelo financiero dé metas e indicadores a ventas; hoy esa articulación no existe.
Cuatro puntos salieron en casi todas las reuniones y coinciden con lo que marcó Juan Felipe. El plan no responde a un área aislada, sino a una prioridad compartida.
Comercial y Dirección. Sea domingo a las ocho de la noche o no: responder en caliente es lo que cierra.
Héctor, Liliana y Dirección. La misma raíz: contabilidad como fuente.
Dirección y Comercial. Lo resuelve el portal del cliente.
Héctor y Liliana. El mismo requisito de dato ordenado.
La dirección tomó una decisión clara: las horas del paquete se dedican a capacitación y asesoramiento, y las implementaciones se manejan como proyectos especiales, aparte. Así el desarrollo no consume el tiempo de aprendizaje del equipo.
Este mes la dedicación de capacitación sube a nueve horas: las seis del paquete base más tres adicionales para sumar a diseño, estructuración y construcción. Los proyectos especiales corren por separado, en dos categorías: simples, que se hacen por horas y pueden arrancar este mes, y complejos, que se manejan como un proyecto aparte con su propia planeación e infraestructura.
Sesiones cortas, aplicadas y prácticas, no el taller de tres horas. Cada persona o grupo trabaja sobre sus propios casos, con Claude abierto en su computador. El objetivo es que todos pierdan el miedo y avancen un paso este mes.
Kickoff como champion, conclusiones de gerencia y capacitación de nivel avanzado en una sola sesión.
Su propio trabajo: consistencia de presentaciones y manual de marca, contratos en Cowork, dudas puntuales.
Qué es la IA, cómo funciona, la lógica detrás de sus respuestas y cómo saber cuándo inventa.
Modelos y tableros financieros en Cowork, y cómo presentar los reportes de Siigo de forma legible.
Propuestas interactivas y uso de IA en el día a día del proceso comercial.
Enfocada en su trabajo: renders, imágenes y cronogramas.
Estructuración: bases de datos, lotes, normas y POT, no renders.
Construcción: sentarse, entender sus procesos y mostrarle cómo aplicar Claude (informes, documentos).
Seis horas del paquete base más tres adicionales (diseño, estructuración y construcción). Carlos queda como sesión pendiente por agendar.
Capacitar a alguien sin que tenga Claude activo no tiene sentido. La dirección decidió no escatimar en esto: un plan corporativo de Claude, con puestos premium y estándar según el perfil, activado antes de las sesiones. El puesto premium es necesario para Cowork, que consume muchos más recursos que el chat. La memoria no se comparte entre usuarios por defecto; el conocimiento común (manual de marca, formatos) se monta con Proyectos o una carpeta de Drive.
Las implementaciones no consumen las horas de capacitación. Se organizan en dos categorías, y el tablero de abajo muestra qué hay por área y qué arranca este mes.
El objetivo de mediano plazo es una sola herramienta que integre bot, CRM, gestión de proyectos y portal del cliente. No se construye de una vez: se arma por partes, empezando por el cierre del negocio, con la arquitectura pensada para integrarse después.
Responde al instante, califica, agenda y pasa el lead a Paola. Va dejando una base de datos de leads que después permite reactivar contactos en lanzamientos nuevos. Limitación real: por WhatsApp el bot responde, pero no puede iniciar una conversación (los mensajes salientes solo van por plantilla o campaña).
La vendedora ve las unidades disponibles y la lista de precios actualizada, y genera la cotización (incluso un PDF membretado). Al cerrar, la unidad deja de estar disponible, lo que evita vender dos veces el mismo apartamento. Cambiar un precio en comité se refleja al instante en la siguiente cotización.
La forma de pago del comprador entra una sola vez y actualiza el flujo del proyecto, sin redigitar y sin los errores de número que hoy aparecen al pasar la información a mano.
Cada comprador entra con su usuario y ve su apartamento, sus planos, el avance de obra con fotos y la trazabilidad con timestamp de cada acuerdo. Resuelve el problema de que el historial viva en un WhatsApp y el riesgo del "yo nunca dije eso".
El CRM y la comunicación por WhatsApp se integran dentro de esta misma plataforma. José Duque, como gerente de proyectos inmobiliarios, lidera este proyecto especial. Por su alcance, se planea y se cotiza por separado de las horas de la alianza.
El champion es la contraparte cotidiana de SKIP: coordina, recibe los resúmenes de cada sesión, propone ajustes y mantiene informada a la dirección. Esa figura ya está decidida.
Para arrancar el mes de forma ordenada, hay cuatro decisiones que dejar tomadas.
Plan corporativo de Claude, con puestos premium y estándar según el perfil, activado antes de las sesiones de capacitación.
Las nueve horas por área, empezando por el kickoff de Daniela, más la sesión pendiente con Carlos.
Bot de primer contacto, propuestas interactivas y dashboard de Siigo. Alrededor de dos semanas.
Como proyecto aparte, por etapas, empezando por el cierre del negocio. Se planea y se cotiza por separado.
Cada decisión parte de la operación real de G Arquitectura: desarrollo inmobiliario estrato seis, proyectos a la medida, diseño de interiores. Cada línea con su propia dinámica y sus propias oportunidades.
G Arquitectura tiene una decisión clara desde la dirección, gerencias alineadas, información ordenada y un equipo que ya empezó a usar IA. El plan de este mes hace que todos avancen un paso y deja los desarrollos grandes corriendo en paralelo, sin que se estorben.